Računovodstveni dokumenti i kase, protokoli i povelje, knjigovodstvene knjige moraju se štampati i čuvati na papiru. U isto vrijeme, moraju se heftati kako se stranice ne bi miješale u dokumente, ne gubile ili oduzimale. U tu svrhu su prošiveni. S grubim nitima. Ako se dokument ili knjiga šije, nit se dodatno zalepi naljepnicom i ovjerava pečatom.
Priprema za heftanje i heftanje dokumenata
Pripremite listove dokumenata ili knjiga za šivanje. Pripremite iglu i grubi konac. Možda će vam trebati probušivač, ljepilo za tiskanice, naljepnica (papir 4 x 6 cm) i ispis. Zatim pripremite dokumente za podnošenje. Složite listove pravilno, provjerite jesu li presavijeni u pravom redoslijedu. Ako je nekoliko listova sašiveno zajedno, dovoljno je probušiti iglom. Na mjestu šavova nacrtajte strogo okomitu liniju, u središtu simetrično označite 3 točke, između kojih su strogo 3 cm, i možete ih porubiti. Ako je dokument posebno važan, možete napraviti pet rupa za povezivanje u razmacima od 3 cm. Rupe možete napraviti rupom za bušenje.
Za računovodstvene dokumente koje trebate podnijeti u debelim snopovima možete koristiti dvije mogućnosti. Probodite dijelove i pomaknite se uzduž niti. Ili napravite ubod debelim dugim noktom i čekićem. Broji stranice od korica do korica prije spajanja dnevnika bilo čega. Dalje, čavlom i čekićem probušite rupe. Ili probiti šilom.
Kako i kako spajati dokumente
Možete spajati dokumente na nekoliko listova običnim nitima, ali bolje je odabrati niti za šavove (grubi konac). Snopove bankovnih dokumenata bolje je spajati kanapom. Časopisi su oštra nit, jer je magazin pričvršćen sam za sebe, a konac je potreban da listovi ne budu pocepani.
Knjiga prihoda i rashoda mora biti numerirana i spajana. Na posljednjoj stranici naznačeni su podaci u knjizi i stavljaju se potpisi i pečati (ako ih ima) poduzetnika i poreznog predstavnika.
Bolje dva puta spojiti dokumente radi pouzdanosti. Ispravna verzija šivanja je kada konac počne sa stražnje strane dokumenta, a ostatak konca nakon šivanja je tamo prikazan. Koliko centimetara konca trebate ostaviti na poleđini? 5-7 centimetara. Tada je prikladno nit vezati čvorom. Krajevi niti trebaju biti približno jednaki za slijedeće lijepljenje.
Izrada uvezanog dokumenta
Šta raditi sa knjigovodstvenim dokumentima nakon šivanja? Može se poslati u ormar ili arhivu. Rad s njima na firmware-u je završen. Ali važne dokumente, na primjer, protokole, treba dodatno pripremiti. Za to se priprema tanka papirna naljepnica. Na njemu se unaprijed ispisuje sljedeći tekst: "Prošivan, numeriran, potpisan i ovjeren sa N listova." N - broj listova, naznačen riječima i brojevima. Slijedi položaj šefa, naziv organizacije, stvarni potpis i pečat. Tekst se, naravno, štampa unaprijed, a potpis i pečat stavljaju kasnije.
Knjiga računovodstva i prihoda, koja se vodila u elektroničkom obliku, ispisuje se na kraju izvještajnog razdoblja, ispise uvezuju i ovjeravaju preduzetnik i predstavnik poreznog organa.
Naljepnica se postavlja na poleđinu dokumenta tako da pokriva čvor niti i dio niti. Krajevi niti izvlače se iz naljepnice i lijepe uredskim ljepilom po cijeloj površini naljepnice. Tek sada je moguće potpisati glavom i staviti pečat. Časopisi su podvrgnuti istom postupku sa naljepnicom.
