Vođenje računovodstvenih evidencija prilično je mukotrpan zadatak. Fascikle sa fakturama za neke vrste ugovora moraju se čuvati u organizaciji do deset godina, tako da ih treba arhivirati tako da se u bilo kojem trenutku može pronaći potreban dokument.
Instrukcije
Korak 1
Vodi dnevnik faktura. Tamo unesite sve brojeve dokumenata koje namjeravate podnijeti. Najbolje je to učiniti elektroničkim putem, u posebnom programu ili u uobičajenoj Excel tabeli. Unesite broj dokumenta (obično mješoviti - numerički i numerički) i njegov datum. Povremeno prenesite podatke na diskove tako da u slučaju kvara računara arhiva ostane netaknuta i sigurna.
Korak 2
Stvorite više knjiga računa ako je u preduzeću više pravnih lica. Pri izradi dokumenta odmah mu dajte odgovarajući broj. Primijeniti konvencije. Na primjer, označite fakture izdate za JSC "Zolotaya Antelope" kao 123-ZA, a za JSC "Padishah" kao 123-P. Obavezno navedite broj ugovora ili sporazuma na koji je sastavljena ova faktura.
Korak 3
Uzmite fakturu za podnošenje. Probušite dvije rupe bušilicom. Zalijepite dokument u mapu. Koristite teška veziva kako biste izbjegli nabiranje vrijednosnih papira. Ne trpajte ih previše čvrsto.
Korak 4
Drugi način pohrane je u mapama datoteka. Uzmite prozirni poklopac i umetnite račun u njega. Stavite datoteku u fascikl i učvrstite posebnim držačima.
Korak 5
Označite svaku mapu. Imajte na umu koji se računi pravnih lica tamo čuvaju. Zapišite period za koji su dokumenti prikupljeni.
Korak 6
Molimo pošaljite račune starije od tri godine u skladište. Preklopite mape u kartonske kutije koje lako dišu. Na zidovima naznačite broj veziva i kojem pravnom licu pripadaju. U programu u kojem registrirate dokumente označite koji su od njih poslani u skladište. Ako je potrebno, uvijek će biti moguće preuzeti arhivu i pronaći potrebne papire.
