Telefonogram znači uopšteno ime za dokumente koji se usmeno prenose telefonom. Koristi se za prijenos servisnih informacija, u pravilu, u hitnim slučajevima kada je adresata potrebno hitno obavijestiti o nečemu, poslati poruku ili poslati pozivnicu.
Potrebno
dopisnice, brojevi telefona primatelja, dnevnik odlazne pošte, telefonska komunikacija
Instrukcije
Korak 1
Pripremite tekst telefonske poruke. Ukratko navedite suštinu poruke, preporučena dužina teksta nije veća od 50 riječi. Ako telefonska poruka sadrži naznaku događaja koji bi se trebao dogoditi u budućnosti: sastanak, sastanak, sastavljanje akta itd., Tada obavezno navedite određeno mjesto i vrijeme događaja.
Tekst bi trebao biti sročen na takav način da isključuje mogućnost dvostrukog tumačenja.
Korak 2
Sastavite telefonsku poruku na papiru prema pravilima za sastavljanje pisma iz glave. Dakle, dokumentu s tekstom moraju se dodijeliti rekviziti: jedinstveni broj i datum sastavljanja. Telefonsku poruku potpisuje osoba u čije ime će se prenositi.
Korak 3
Odredite primaoca telefonske poruke. Ako je više primatelja, pored teksta poruke napravite i listu primatelja. Takav popis sastavlja se na posebnom listu, a sadrži imena organizacija kojima treba poslati telefonsku poruku i odgovarajuće brojeve telefona.
Korak 4
Registrirajte telefonsku poruku u dnevniku odlazne korespondencije. Ako je telefonska poruka rijetka pojava u vašem toku rada, koristite opći dnevnik za registraciju. U slučaju da redovno pribjegavate ovom načinu prenošenja informacija, pokrenite zasebni dnevnik za telefonske poruke, tako da će vam biti jednostavnije kretati se.
Korak 5
Pozovite adresata i zatražite primanje telefonske poruke. Otkrijte i zapišite položaj, prezime, ime i prezime osobe koja prima telefonsku poruku.
Korak 6
Recite pretplatniku:
- položaj, prezime, ime, prezime osobe u čije ime se šalje telefonska poruka;
- svoj položaj, prezime, ime, prezime i broj telefona.
Diktirajte tekst telefonske poruke. Nakon što prenesete tekst, zamolite pretplatnika da ponovo pročita telefonsku poruku kako bi provjerio ispravnost njenog snimanja.
Korak 7
Doznajte od pretplatnika dolazni registracijski broj telefonske poruke i zapišite ga.
