Djelatnost bilo kojeg preduzeća ili organizacije, bez obzira na oblik vlasništva, nemoguća je bez upravljanja dokumentima, što je zapravo potvrda ove aktivnosti. Objedinjavanje cirkulacije dokumenata izvršeno je davnih 79-ih godina prošlog vijeka, ali standardi stvoreni tada, s manjim izmjenama i dopunama, vrijede i danas.
Instrukcije
Korak 1
Objedinjeni sistem upravljanja dokumentima potreban za podršku aktivnostima organizacije uključuje tri vrste dokumenata:
- organizacioni;
- administrativni;
- informacije i reference.
Potonja vrsta dokumenata pomoćna je u odnosu na prva dva i, za razliku od njih, nije obavezna za izvršenje. Sadrže sve posebne servisne informacije potrebne kako za donošenje menadžerskih odluka, tako i za njihovo ispravno razumijevanje i provedbu.
Korak 2
Referentni dokumenti uključuju: poslovne biltene; telegrami i telefonske poruke; usluge, izvještaji i objašnjenja; sažeci, pregledi i izvještaji o informacijama, akti. Sadržaj ovih dokumenata može se uzeti u obzir ili podstaći na osnovu ovih informacija. Ovo je važan dio radnog procesa bez kojeg je nemoguće organizirati bilo koji proizvodni proces.
Korak 3
Ako govorimo o određenim vrstama informativnih i referentnih dokumenata, glavnina njih su, po pravilu, informativna pisma, u kojima autori ispitanici skreću pažnju na neke činjenice, informacije o robi, predstojećim događajima ili aktivnostima. Mogu biti proaktivni i oni koji su napisani u obliku izvještaja o provedbi dodijeljenih zadataka od matičnih organizacija s najvišim nivoom upravljanja. Samomotivirana prodajna pisma također se odnose na informacije i referentne dokumente.
Korak 4
Sažetak, pregled ili informativna napomena - dokumenti koji sadrže opis neke iste vrste činjenica, stvari ili događaja u kojima može biti prisutan kratak sažetak, ali ovaj zahtjev nije obavezan. Obične potvrde mogu se pripremiti na zahtjev zainteresiranih strana ili pojedinaca i služe kao dokument koji potvrđuje bilo koju činjenicu. To su, na primjer, potvrde o plati, sastavu porodice, mjestu rada ili studija itd.
Korak 5
Uslužne bilješke obično se koriste kao razmjena informacija između odjeljenja koja nisu izravno ovisna o proizvodnji. Izvještaji se pišu neposrednom nadređenom radi informiranja o činjenicama koje treba znati na dužnosti. Obrazloženja se koriste u slučajevima kršenja radne discipline, a sami ih počinitelji pišu kako bi objasnili svoj čin. Akti koji potvrđuju određenu činjenicu sastavljaju se kolektivno i potpisuju najmanje 3 učesnika u provjeri ili radnji.
