Istekli dokumenti pohranjeni u arhivi podliježu uništavanju, koje se provodi u nekoliko faza. Prvo se odabiru dokumenti, kreira komisija, akt i izravno uništavanje drobilica.
Potrebno
- - akt uništenja;
- - akt uništenja;
- - drobilica (mašina za usitnjavanje papira).
Instrukcije
Korak 1
Svi arhivski dokumenti podliježu godišnjoj reviziji kako bi se odabrali za uništavanje. To omogućava pravovremeno oslobađanje prostora za nove dokumente primljene od preduzeća za arhivsko čuvanje.
Korak 2
Odaberite dokumente za uništavanje. Glavnina arhivskih dokumenata čuva se 75 godina. Izbor dokumenata vrši osoblje arhive.
Korak 3
Nakon što izvršite odabir dokumenata, sastavite akt uništenja. Akt je cjelovit popis dokumenata koji se uništavaju. Potrebno je navesti serijski broj svakog dokumenta, opis. Ispred svakog dokumenta navedite broj članka ili regulatornog dokumenta na osnovu kojeg se vrši otpis. Vodite se listom tipičnih dokumenata.
Korak 4
Imajte na umu da popis možda neće sadržavati ime svih dokumenata koji se otpisuju, pa arhivist mora samostalno odlučiti kojem članku ili standardnoj odredbi pripada određeni dokument.
Korak 5
Čin uništavanja mora biti sastavljen u skladu s Dodatkom br. 4 "O osnovnim pravilima rada arhiva" za 2002. godinu. Ispunjeni dokument moraju potpisati svi članovi stvorene komisije i ovlašteni predstavnik uprave arhiva.
Korak 6
Izvršenom aktu priložite još jedan akt u kojem se navodi ukupan broj dokumenata koji se uništavaju, kao i njihova ukupna težina. Ne zaboravite da se prvi čin bez drugog smatra nevaljanim. A ako se tokom provjere utvrdi takva povreda, odgovornom predstavniku vaše arhive može se izreći administrativna novčana kazna.
Korak 7
Direktno uništavanje možete povjeriti specijaliziranoj organizaciji koja pruža masovne usluge ove vrste i ima industrijske drobilice, ili uništavanje možete izvršiti sami ako vaša organizacija ima vlastiti usitnjivač.
